Datenschutz-Hinweise der Niedersächsischen Versorgungskasse (NVK)

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden (Zweck der Verarbeitung), richtet sich maßgeblich nach der Rechtsgrundlage, aufgrund derer wir Ihre Daten erfassen, speichern und verarbeiten. Diese ist abhängig von den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen.

1.    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Niedersächsische Versorgungskasse (NVK)
Am Mittelfelde 169
30519 Hannover
Postfach 810404, 30504 Hannover
Telefon: 0511 87996-0
info@nvk.de
www.nvk.de

Sie erreichen unsere behördliche Datenschutzbeauftragte unter:
Frau Friederike Bültemann
Datenschutzbeauftragte
Niedersächsische Versorgungskasse
Am Mittelfelde 169
30519 Hannover
Tel: 0511 87996-150
datenschutz(at)nvk.de


2.    Welche Quellen und Daten nutzen wir (Quellen und Kategorien personenbezogener Daten)?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt oder im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Dritten erhalten.
Dritte, von denen wir personenbezogene Daten erhalten, sind insbesondere unsere Kassenmitglieder (z. B. Kommunalbehörden), andere Behörden oder andere Institutionen wie Finanzämter, Sozialversicherungen, Krankenkassen, andere Versorgungskassen und Zusatzversorgungseinrichtungen, Datenzentralen.

Relevante, personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten, sind in den einzelnen Geschäftsbereichen:
•   Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, Kinder- und Ehegattendaten, Bankverbindung),
•   erweiterte Stammdaten (z. B. beruflicher Werdegang, Lebenslaufdaten, Beschäftigungsdaten inklusive Vertragsdaten, Steuermerkmale)
•   Leistungserbringungsdaten (z. B. Urheber, Leistungsempfänger, Ruhegehalt, Beihilfeanträge, Anträge auf dienstunfallbedingte
    Unfallausgleichsleistungen, Zahldaten, KV-/PV-Merkmale, Beihilfefähigkeit, individuelle Beitragsbemessungsgrenze),
•   besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten.


3.    Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke der Verarbeitung)?

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich bei der NVK in erster Linie nach den konkreten Leistungen (z. B. im Bereich der Beamtenversorgung,  Beihilfekasse, Familienkasse) und können unter anderem die Pflege von Beschäftigungsverhältnissen von Beamten/Beamtinnen und Angestellten, die Erbringung von Versorgungsleistungen oder Kindergeldzahlungen, die Einzelfallberatung in Versorgungsangelegenheiten in der Beamtenversorgung sowie die Bearbeitung von Beihilfeanträgen und Auszahlung von Beihilfeleistungen umfassen. Die hierzu gespeicherten personenbezogenen Daten verarbeiten wir im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den bestehenden nationalen Rechtsvorschriften zum Datenschutz. Die Beschäftigten der NVK sind verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.

4.    Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die NVK verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grund folgender Rechtsgrundlagen:

a.    Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Als Versorgungskasse unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der von der NVK zu erfüllenden Aufgaben und Zwecken ergeben. Die Aufgaben sind gemäß § 107 Abs. 6 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz der NVK übertragen. Darüber hinaus sind auch aufsichtsrechtliche Vorgaben (z. B. des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport, Niedersächsischen Finanzministeriums oder der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) zu beachten. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören in diesem Zusammenhang u. a. auch die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

b.    Zur Erfüllung von Pflichten aus unseren Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt bei der NVK auch zur Erbringung satzungsrechtlicher oder vertraglicher Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
   
c.    Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten oder im Einstellungsverfahren) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

d.    Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung der Geschäftsbeziehungen hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten.

Zu den berechtigten Interessen zählen insbesondere:
•    Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen, Risikosteuerung
•    Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
•    Gewährleistung der IT-Sicherheit
•    Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

e.    Verarbeitung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO
Die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten erfolgt nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO i. V. m.
§ 80 NBG, soweit sie erforderlich ist, um die aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenen Rechte auszuüben und den diesbezüglichen Pflichten nachzukommen.


5.    Wer bekommt meine Daten (Empfänger personenbezogener Daten)?

Innerhalb der Kasse erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, unter der Voraussetzung, dass sie den Datenschutz wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Versicherungsmathematik, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Prüfung und Beratung.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Versorgungskasse ist zu beachten, dass wir als öffentliche Einrichtung zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen, von denen wir Kenntnis erlangen, verpflichtet sind. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten sein:

•    Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Steuerbehörden, Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden)
•    Deutsche Rentenversicherung
•    Krankenkassen/Versorgungskassen
•    Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA)
•    Bundeszentrale für Steuern (BzSt)
•    Datenzentralen
•    Versicherungen
•    Andere durch uns beauftragte Unternehmen im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung
•    Gutachter
•    Pfändungsgläubiger
•    Abtretungsgläubiger
•    Banken
•    Betreuerinnen/Betreuer
•    Angehörige
•    Erben
•    Aktuare/Versicherungsmathematiker
•    Prüfungsbehörden/-gesellschaften


6.    Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit

•    es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z. B. Zahlungsaufträge),
•    es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten)

Darüber hinaus übermittelt die NVK keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder an internationale Organisationen.


7.    Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer geschäftlichen, gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Geschäftsbeziehung mit Ihnen ein dauerhaftes Verhältnis ist, das auf Jahre angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung geschäftlicher, gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken weiter erforderlich:

•    Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).
     Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahren.
•    Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches
     (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
•    Erfüllung, der sich aus der Satzung der NVK vorgegebenen Aufbewahrungspflichten. Im Bereich Versorgung 40 Jahre. Im Bereich Beihilfe
     20 Jahre.


8.    Welche Betroffenenrechte habe ich?
Sie haben das Recht:

a.    gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die
       Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Der Widerruf hat auf die
       Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss.

Der Widerruf der Einwilligung kann unter Umständen dazu führen, dass wir unsere Dienstleistungen im konkreten Einzelfall nicht mehr vollständig erbringen können.

b.    gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie
       Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber
       denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung,
       Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten,
       sofern diese nicht von uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich
       Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

c.    gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei uns gespeicherten personen-
       bezogenen Daten zu verlangen;

d.    gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung
       zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des
       öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

e.    gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der
       Daten von Ihnen bestritten wird,

      oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, deren Löschung jedoch abgelehnt wird
      oder wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts-
      ansprüchen benötigen
      oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

f.    gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und
      maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die
      Verarbeitung nicht im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt und

g.    gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde
       Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden.


9.    Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind oder die für die Aufnahme und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber einzugehen oder diese auszuführen bzw. die gesetzlichen Grundlagen zur Leistungserbringung umzusetzen.

10.    Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren,  sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.


11.    Findet Profiling statt?

Nein. Wir verarbeiten Ihre Daten nur zum Zwecke der Erbringung unserer Leistungen.


12.    Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

a. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder falls die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Für den Fall Ihres Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung ist die Niedersächsische Versorgungskasse nicht mehr in der Lage, die Ihnen zustehenden Leistungen zu erbringen und die geschäftlichen, gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen Ihrem Arbeitgeber gegenüber einzuhalten.

b. Empfänger eines Widerspruchs
Den Widerspruch können Sie, möglichst unter Angabe Ihrer PNR und der konkreten Leistung bzw. des jeweiligen Geschäftsbereichs, an die verantwortliche Stelle
(siehe Punkt 1) oder die behördliche Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 1) richten.

13.    Aktualisierung der Datenschutz-Hinweise
Diese Datenschutz-Hinweise können auf Grund von Änderungen, z. B. der gesetzlichen Bestimmungen, zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden.
Eine jeweils aktuelle Fassung dieser Hinweise erhalten Sie unter: www.nvk.de/datenschutz/datenschutzhinweise/

Stand dieser Information: 24.05.2018

 

Datenschutz-Hinweise der Niedersächsischen Versorgungskasse (NVK)
Datenschutzhinweise: Erhebung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) durch die Familienkasse